「見なかったことにしない」！MA・CRM連携で発生する同期エラーの対処法 Vol.3

本資料は、Salesforce CRMを活用した顧客データの統合および業務プロセスのデジタルトランスフォーメーション（DX ）に取り組む企業様の成功事例を多数ご紹介しております。

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本日のお話は、一見わかりづらいこのテーマです。

これは簡単に言えば「同じ人が既に存在しているかもしれない」と指摘されている状態です。厄介なのは「違う、問題ない」とこちらから確信を持って言えないことなのです。

Salesforceには、データの重複を防ぐための機能が標準で備わっています。これがあることで、重複の可能性があるレコードを確認でき、マージ（統合）処理を行うことが容易となっています。

ユーザーの皆様自身でカスタムで作成することもできますし、前述の通り標準で有効になっていますので、何もしなくても自動で重複判定をしてくれているのがSalesforceです。

ですが、この便利機能が、Account Engagementの同期に深刻な影響を与えているのです。

エラーになるのは主にプロスペクトからリードを作成する際になります。その際に影響しているのが、以下の標準の重複ルールです。

▼リードの重複ルール

氏名（姓・名）が一致し、かつ以下のいずれかの組み合わせが一致する場合

• 会社名 と 役職
• 会社名 と 電話番号
• Eメール
• 電話番号
• Eメール と 役職
• 住所 と 役職
• 住所 と ( 市区郡 または 郵便番号 または 電話番号 )

▼取引先責任者の重複ルール

氏名（姓・名）が一致し、かつ以下のいずれかの組み合わせが一致する場合

• 会社名（取引先名） と 役職
• 会社名（取引先名） と 電話番号
• Eメール
• 電話番号
• Eメール と 役職
• 住所 と 役職
• 住所 と ( 市区郡 または 郵便番号 または 電話番号 )

▼取引先の重複ルール

以下のいずれかの組み合わせが一致する場合

• 取引先名 と 住所(請求先)】
• 取引先名 と 市区郡 と 都道府県
• 取引先名 と 郵便番号
• 取引先名 と 電話番号
• Webサイト と 電話番号
• Webサイト と 住所(請求先)

リードだけでなく取引先責任者と取引先も同様に重複していないか確認しにいくのが標準となっており、

その中でも、

• 電話番号が完全一致ではなく部分一致である
• 既存の取引先情報との一致判定をしてしまう

点が少々使いづらく、以下のようなことが起きてしまいます。

例1）取引先責任者に存在する同姓同名（別人）が重複判定されてしまう

• 既存の取引先責任者：toBeマーケティング株式会社、田中 一郎、03-6262-6316、tanaka@tobem.jp
• 新規プロスペクト：株式会社ASISセールス、田中 一郎、03-6262-3598、itanaka@asis.com

会社もメールアドレスも違う別人であるにもかかわらず、重複判定されます。

例2）既に取引先として登録されている企業の別担当者（取引先責任者に登録されていない人）が重複とみなされる

• 既存の取引先：toBeマーケティング株式会社、〒104-0031東京都中央区京橋一丁目6番13号VORT京橋Ⅱ 5F
• 新規プロスペクト：toBeマーケティング株式会社、田中 一郎、tanaka@tobem.jp、東京都中央区京橋一丁目6番13号VORT京橋Ⅱ 

会社は既に登録されていますが、新しい担当者（取引先責任者としては未登録）なのに、重複とみなされることがあります。

まず「そんなルールを停止してしまえ」となりそうですが、そうなるとSalesforceへの影響も大きく、重複判定がされなくなりマージ処理がしづらくなることで、データベースとしての信頼性を落としてしまいかねません。

よって、以下の2通りのどちらかの方法での検討をおすすめします。

弊社もこのパターンで、標準ルールではなくカスタムでルールを作成し運用しています。

重複ルールは一致ルールの組み合わせで設定されています。標準の一致ルールはカスタマイズできませんが、独自に作成すれば条件を任意に設定することが可能です。そのため、上記のように部分一致判定されてしまう電話番号を除外するルールの設定が可能になります。

ただし、作成にはそれなりの検討と検証が必要になりますので、すぐにできる対策ではない点だけ注意が必要です。

新たなルール作成に対し即効性のある方法です。

既存の重複ルールに「Account Engagementからの同期を除く」という設定を加えます。

コネクターユーザーのユーザー名、もしくはプロファイル名などで除外条件を設定します。

こうすることで、Account Engagementからの同期時には、標準の重複ルールをスキップすることが可能になります。当然Salesforceにはこれまで以上に重複レコードが作成されることになりますが、詳細な理由がわからなかった状態よりは、重複するレコードが見つかり対処がしやすいという見方もできるかと思います。

いかがでしたか？以上でよくお伺いする同期エラーに関する解説は終了です。

本記事では、Account EngagementとSalesforceの連携において発生する、データの重複判定が原因で発生する同期エラーであるDeduplication matching rule conflictについて解説しました。

このエラーは、Salesforceの標準機能である「重複ルール/一致ルール」が、Account Engagementから作成・更新されるレコードを既存のレコードと重複している可能性があると判定し、同期をブロックすることで発生します。

• 標準ルールの厳しさ: Salesforce標準の重複ルールは厳しく、特に「電話番号の部分一致判定」や「取引先との連携判定」により、会社やメールアドレスが異なる別人でも重複と誤判定されるケース（同姓同名の別人など）が発生しやすい。

重複ルールを単に停止するとSalesforceのデータベース品質が低下するため、以下の2つの方法を推奨します。

1. 新たな重複ルールの運用（カスタムルールの作成）:
   • 標準ルールとは別に、電話番号の部分一致を除外するなど、自社の実態に合わせたカスタムの一致ルール・重複ルールを作成し運用する。
   • （ただし、作成には検討と検証が必要）。
2. 重複ルールの条件追加（同期を除く設定）：
   • 既存の重複ルールに、Account Engagementのコネクターユーザーを除外する条件を設定する。
   • これにより、同期時の重複判定をスキップできる。Salesforceには重複レコードが増えるが、エラーとしてブロックされるよりはマージ処理などで対応がしやすくなる。

エラーの根本的な解消とデータの品質維持のためには、カスタムルールの作成を含めた慎重な検討が求められます。

tobeマーケティングでは、Salesforceの重複ルール/一致ルールが原因で発生する同期エラーの診断から、最適な運用設計までをサポートします。

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• 重複ルール最適化コンサルティング:
  貴社のデータ特性や運用方針に基づき、誤判定を減らしつつデータ品質を維持できるカスタム重複ルールの設計と検証を支援します。
• 連携設定調整:
  コネクターユーザーを除外する設定など、同期エラーを回避するためのSalesforce側の設定調整を代行し、データ連携のボトルネックを解消します。
• 重複データ統合支援:
  重複許容を選択した場合のSalesforce内での効率的なマージ（統合）処理の方法や、運用ルールの確立を支援し、Salesforceのデータクリーニングをサポートします。

複雑な重複判定ロジックの見直しや、Account Engagementとの連携における最適な設定についてお困りの際は、ぜひto Beマーケティングにご相談ください。

もちろんこの他にもエラー原因は色々ありますが、本日までのお話をもとに、一つ一つのエラーと自信を持って向き合っていただきたいと思います。

もし自社での対応が難しければ、ぜひ弊社へご相談ください。

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