Salesforce項目自動更新・メールテンプレート・メールアラート設定について

author マルチクラウドチーム

date 2023.10.05

update 2023.10.05

tags Salesforce

tags 機能, 活用Tips

toBeマーケティングマルチクラウドチームです。

今回は前回の「Salesforce承認プロセスの概要と設定方法」のブログで紹介では省略した

項目自動更新とメールテンプレート・メールアラートの機能について概要と設定手順をご紹介いたします。

（参考：Salesforce 承認プロセスの概要と設定方法）

項目自動更新とは

項目自動更新とは、特定の条件が満たされた場合に、項目の値を自動で更新する機能を指します。

主に前回ブログにて説明した、承認プロセスやエンタイトルメントプロセスと組み合わせて使用します。

項目自動更新の設定手順

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①「設定」→「ホーム」→「項目自動更新」
②項目自動更新をクリック　→　新規項目自動更新ボタンをクリック

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項目自動更新①.png

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③設定する項目自動更新の名前とAPI名を入力
④オブジェクトと今回更新する項目を選択
⑤項目選択後、選択した項目の選択値をどの値に設定するか選択
※更新する項目で選択した項目のデータ型により、項目値の指定は変化します。

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項目自動更新②.png

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⑥選択後、保存ボタンをクリックで作成が完了

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メールテンプレートとは

Salesforceのメールテンプレートは、顧客や社内ユーザなどに対して送信するメールの内容やフォーマットを簡単に作成するためのツールです。

メールテンプレート内では、受信者の名前や会社名など、Salesforceの項目の値を自動的に差し込むことができます。Salesforceのメールテンプレートは、テキスト、HTML、または両方の形式で作成できます。

また、SalesforceのメールテンプレートはClassicメールテンプレートとLightningメールテンプレートの２種類があります。今回はClassicメールテンプレートについて説明いたします。

メールテンプレートの設定手順

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①「設定」→「ホーム」→「メールテンプレート」
②Classicメールテンプレートをクリック　→　新規テンプレートボタンをクリック

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メールテンプレート①.png

ステップ１

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③メールテンプレートの種別を選択

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メールテンプレートの種別は下記の４つから選択します。

・テキスト
「テキスト」は純粋なテキスト形式のメールテンプレートとなります。HTMLコードや画像などは設定することは出来ないので、
シンプルなテキストメールやフォーマットが不要な通知や確認メールに使用することが多いです。

・HTML (Classic レターヘッドを使用)
「Classicレターヘッド」は、メールのヘッダー部分（会社のロゴやコーポレートカラー）のデザインをカスタマイズすることが出来ます。
また、HTMLコードを含むことができるメールテンプレートとなるので、画像やリンクなどを含めることができます。カスタマイズされたデザインや視覚的な要素が必要な場面で使用することが多いです。

・カスタム (Classic レターヘッドを使用しない)
「Classicレターヘッドを使用しない」は、テキスト、画像、リンク、テーブル、スタイルシートなど、HTMLとCSSを自由に組み合わせClassicレターヘッドの制約を超えてより自由度の高いメールを作成することができます。

・Visualforce
「Visualforce」はVisualforceを使用してカスタムメールテンプレートを作成することができます。HTMLやApexと組み合わせて、より高度にカスタマイズされた動的なコンテンツを作成することが出来ます。

今回は、承認プロセスで社内向けの通知メールを作成したいので、シンプルなテキスト形式を使用した作成方法をご紹介したいと思います。

メールテンプレート②.png

ステップ２

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④メールテンプレートを保存するフォルダを指定

⑤メールテンプレート名とAPI名となる一意となる名前を指定

⑥文字コードを指定し、件名・メール内容を入力

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メールテンプレート③.png

差し込み項目

メールテンプレートでは、差し込み項目を指定することが出来ます。

・差し込み項目の種類
差し込む項目があるオブジェクトを選択します。

・差し込み項目
選択したオブジェクト内にある差し込みたい項目を選択します。

・差し込み項目値
差し込み項目を選択すると、項目値が生成されるので、値をコピーしメール本文に貼り付けます。

※差し込み項目にて、詳細リンクを選択すると、該当レコードを開くリンクを生成することが出来ます。

メールテンプレート④.png

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⑦上記項目を設定後、保存ボタンをクリックで作成が完了

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次にメールアラートを作成していきます。

メールアラートとは

Salesforceのメールアラートは、特定のイベントや条件がトリガーされた際に、指定したユーザーや宛先にメールを自動的に送信する機能です。

メールアラートを設定する場合は、必ずメールテンプレートが必要になるので、メールアラートを作成する前に送付したい内容のメールテンプレートを作成しておく必要があります。

作成したメールアラートは、Salesforceの自動化ツール(フロー、エンタイトルメントプロセス・Apexトリガなど)と組み合わせて使用できます。

メールアラートの設定手順

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①「設定」→「ホーム」→「メールアラート」
②項目自動更新をクリック　→　新規メールアラートボタンをクリック

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メールアラート①.png

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③設定するメールアラートの名前とAPI名を入力し、メールアラートを使用するオブジェクトと、先ほど作成したメールテンプレートを選択

④受信者種別を選択

　※今回は所有者を選択し「商談所有者」を追加します。

⑤所有者以外にもメールを通知させる場合は、追加のメール欄にてメールアドレスを指定

　※5つまでメールアドレスを追加することができます。

⑥最後に作成するメールアラートの差出人メールアドレスを設定

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メールアラート②.png

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⑥選択後、保存ボタンをクリックで作成が完了

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最後に

今回は、項目自動更新・メールテンプレート・メールテンプレートの基本的な機能についてご紹介いたしました。主にこの３つは、承認プロセスと組み合わせてよく活用される機能となりますので、参考にしていただけますと幸いです。
メールテンプレートに関しては、今回説明したClassicメールテンプレート以外にも、Lightningメールテンプレートの機能も用意されています。

機会があればLightningメールテンプレートの機能と設定手順についてもブログで紹介いたします。

本ブログを読んで何か気になったことがありましたら、ぜひ！お問い合わせください。

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