カスタムオブジェクトを使用してAccount Engagementフォームの問合せ履歴を残す方法

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今回は、Account Engagementフォームを通過した問い合わせ履歴を、専用のカスタムオブジェクトに記録する方法をご紹介します。
同じ人（同一メールアドレス）が、Account Engagementフォームを、セミナー登録や複数サービスのお問い合わせの度に、複数回通過するとフォーム通過した情報は都度上書きされてしまい、Account Engagementだけでは、全ての過去の値を見ることが出来なくなるので、CRM側のカスタムオブジェクトにフォーム通過の履歴を残したいといった際によく活用されています。

以前、弊社のブログにてAccount Engagementのフォーム問い合わせ履歴を残す方法として、下記の３つの方法をご紹介させていただいておりました。

①履歴対象項目として記録する方法
②Web-to-ケースを使用して記録する方法
③活動履歴（ToDo）に記録する方法

処理概要

■全体フローイメージ

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①Account Engagement・CRM側の両方に、フォームを通過した回数をカウントする項目を用意し、CRM側の項目と連携させます。フォーム通過時に完了アクションにて「プロスペクト項目値を増加」で＋１となるように設定します。

②Account Engagementからプロスペクト情報が連携され、リードや取引先責任者のレコードが作成・更新されるタイミング（①で作成した項目の値が変わるたび）で、フォームに入力した項目の値を、フォーム通過履歴（カスタムオブジェクト）に残します。

③リードを取引開始した際に、取引先責任者側の関連リストからフォーム通過履歴を参照できるようにするために、リードを取引開始したタイミングでフロー③を起動します。昇格した取引先責任者とも紐づける必要があるため、リードと紐づいていたフォーム通過履歴レコードに取引先責任者のIDをセットします。

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設定手順

下記に、簡易的ではありますが設定手順を記載しますので参考にしてください。

【設定手順】
①Account Engagementにて、フォームを作成。
（完了アクションにて項目値を増加で＋１）

②リード・取引先責任者に履歴を残したい項目を作成し、Account Engagementと連携させる。
（項目の対応付けも含む）

③履歴残し用のカスタムオブジェクトを作成。

④作成したカスタムオブジェクトにカスタム項目を作成。
（リードと取引先責任者の参照項目も作成）

⑤フローを作成。
(リードと取引先責任者に連携された際に起動するフローを１本ずつ、リードから取引先責任者へ昇格した際に起動するフローの計３本)
※リードを使用しない場合は「リード」、「リード昇格」時のフローは不要です。

【フォーム通過】

サンプルフォーム

1回目のフォーム通過　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2回目のフォーム通過

2回目のフォーム通過時に、従業員数、対象サービス、質問・ご要望の値を変更して通過します。

【1回目のフォーム通過】

フォーム初回通過後のリード関連リストイメージ

リードが作成された後に、通過回数がカウントされたタイミングでフローが起動し、フォーム通過履歴にフォーム通過した際の項目の履歴が作成されました。

【２回目のフォーム通過】

2回目のフォームを通過すると、新たにフォーム通過履歴オブジェクトにレコードが作成されていることが確認できます。

【カスタムオブジェクトでの見え方】

履歴を専用のカスタムオブジェクトに残すことで、パスを表示させて問い合わせの対応状況のステータスを視覚的に管理することも可能になります。
また、活動履歴(todo)では1年経過するとアーカイブされ、レポートからは表示されなくなりますが、専用のカスタムオブジェクトに履歴を残す事でアーカイブされる事なく、過去の履歴全てをレポートで表示することが出来ます。

最後に

本記事では、CRM側にフォーム通過時の履歴を残す専用のカスタムオブジェクトを作成して記録する方法を紹介させていただきました。
従来の活動履歴に記録する方法では、ロングテキストエリア型の項目が使用できなかったり、活動で管理すると1年後にアーカイブされレポートで履歴が参照できなくなるなどのデメリットがありましたが、専用のカスタムオブジェクトを用意することで、それらの問題を解決することが出来ますのでぜひ参考にしてください。実装の詳細については、下記のお問い合わせフォームよりご連絡お待ちしております。
※注意点としてフォームを短時間に連続通過した際は、自動化の処理が追い付かず正しく記録されない場合もありますので注意ください。

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