Salesforceの使い方を解説｜主な機能や使いこなすコツも紹介
営業戦略部
2025.05.15
2025.05.15
Salesforceを導入したものの、使い方がわからず悩んでいませんか？本記事ではおさえておきたい機能やコツなどをご紹介します。専門用語の解説から実践的な活用ステップまで、Salesforce活用を徹底サポートします。
toBeマーケティング株式会社では、Salesforceの導入から活用、運用支援までを幅広くサポートし、
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本資料では、Salesforce CRMとMAツールの連携によって、営業・マーケティング・経営の各部門が抱える課題を解決した企業の成功事例を紹介しています。商談状況の可視化や部門間の連携強化、分析による精度向上など、導入効果と活用ポイントを具体的に解説。 こんな方におすすめです！
- 商談状況の見える化ができていない
- マーケティングと営業が連携できていない
- 商談分析や精度の高い予測ができていない
Salesforceを使う際に知っておきたい専門用語
Salesforceを効果的に活用するためにも、まずはいくつかの専門用語を理解しておきましょう。
「オブジェクト」は、顧客情報や商談などのデータを格納する場所です。
たとえば顧客管理用の「取引先」オブジェクトや、案件管理用の「商談」オブジェクトなどがあります。
次に「レコード」は各オブジェクト内の個別データを表し、エクセルの1行に相当するもので、「項目」はレコード内の個々の情報で、エクセルの列をさしています。
また「レポート」機能を使用すると、入力されたデータを基にグラフや表を作成できるため、業績の可視化に役立つでしょう。
このような用語を理解すると、Salesforceの基本的な構造と機能を把握でき、日々の業務で迷うことなくシステムを操作できるようになります。
Salesforceでは何ができる？
Salesforceではできることは、さまざまありますが、ここでは以下の主要な3つに絞って解説していきます。
-
営業活動の生産性向上
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顧客管理の強化
-
情報分析と予測
順番に見ていきましょう。
できること1：営業活動の生産性向上
ひとつめは、営業活動の生産性向上です。
たとえば大手出版印刷業では、SalesforceとMAの連携により、顧客情報の整備や営業活動の可視化が進み、煩雑な手作業による工数削減を可能にしています。
また大手医療機器メーカーにおいては、チーム間の連携を強化し、CRMでの営業管理や大幅な工数削減を実現するケースもあります。
更に某外装材の製造販売業では、Salesforce CRMを中心とした運用において、Account Engagementとの連携施策や可視化できるデータにより、マーケティング効果の可視化や商談の管理をスムーズにしています。
こちらの事例から、
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営業プロセスの効率化
-
マーケティング活動
との連携を通じて、営業担当者の負担を軽減し、より戦略的な活動に注力できる環境を提供できるといえるでしょう。
できること2:顧客管理の強化
Salesforceでは顧客の基本情報だけでなく、過去のやり取りの履歴や購入履歴なども簡単に確認できるため、担当者が変わっても問題なく対応が可能です。
たとえば顧客との電話やメールのやり取り、商談の進捗状況などを記録しておくと、スムーズな対応ができるようになります。
またクラウド型のシステムであるため、社内での情報共有もリアルタイムに行えます。
営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなど、異なる部署間でも顧客情報を共有できるため、部門を超えた連携が可能です。
更にモバイルアプリを使えば、外出先でもリアルタイムな顧客情報にアクセスできるため、移動中や商談前の準備時間も有効活用できます。
できること3：情報分析と予測
Salesforceは単なる顧客データの保存だけではなく、蓄積されたデータを分析して未来の予測にも活用できます。
「Sales Cloud」を使えば、各営業担当者の商談進捗状況や見込み売上を即時に把握でき、より正確な売上予測が立てられるようになるでしょう。
データの可視化も大きな特徴で、レポートやダッシュボードを活用すれば、複雑なデータも視覚的に理解しやすくなります。
またAIを活用した分析アシスタント機能も搭載されており、質問を入力するだけで適切なレポートやKPI（重要業績評価指標）を提示してくれます。
日常業務ですぐに使えるSalesforceの5つの基本機能
Salesforceの基本機能は以下の5点です。
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顧客情報管理
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商談管理
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営業活動管理
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ワークフロー機能
-
データ分析機能
順番に解説していきます。
機能1：顧客情報管理
顧客情報管理は、Salesforceのメインとなる機能です。
顧客の企業名や担当者名などの基本情報だけでなく、取引履歴や商談内容なども一元管理できます。
管理したい項目は自社の業種や業態に合わせてカスタマイズが可能で、口座番号や契約ステータスなど必要な情報を追加できます。
既存の顧客リストがExcelやGmailアドレス帳にある場合は、インポート機能を使って一括登録することも可能です。
名刺管理機能も搭載されており、営業活動で集めた名刺情報を共有することでビジネスチャンスの発見に繋がる可能性があります。
機能2：商談管理
商談管理機能では、案件の内容や進捗状況、受注確度などを記録・管理できるため、営業活動の分析に役立ちます。
取引相手や取引額、商談フェーズなどの情報を入力すれば、営業プロセスが効率化され、生産性向上に繋がる可能性があります。
また売上や売上予測をシステムに反映させると、リアルタイムに営業状況を把握可能です。
最新の顧客情報を反映した見積書も、自動作成できる機能も備わっています。
失注した案件を抽出して分析すれば、営業プロセスの改善点が見えてくるでしょう。
機能3：営業活動管理
営業活動管理機能では、顧客とのやりとりを記録・管理できます。
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訪問
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資料送付
-
顧客からの依頼や要望
なども管理可能で行動が可視化されるため、営業戦略の立案に役立てられるでしょう。
特定の商談に対して「いつ・誰が・何をするか」というタスクの登録も可能です。
またアラート機能により、タスクの予定日が近づくと通知が表示されるため、やるべきことの抜け漏れの防止に役立つでしょう。
処理済みのタスクは履歴として残るため、業務の進捗状況が明確になります。
営業活動の進捗はレポートとして出力できるため、管理職によるマネジメントもしやすくなるでしょう。
機能4：ワークフロー機能
ワークフロー機能は「業務のタスク管理・割当・進捗管理・承認・報告」などの営業プロセスを自動化する機能です。
案件のフェーズが進んだ際に、メールによる通知やタスクの割当を自動的に行えます。
取引合意の承認や出張報告などの業務プロセスも自動化が可能で、承認・報告の効率化が図れる機能です。
定型的な業務を自動化することで、本来注力すべき顧客対応や提案活動に時間を使えるようになるでしょう。
Salesforceに記録された情報から分析に役立つグラフが自動作成され、営業担当者や部門ごとの課題や問題点を提案する機能も備わっています。
機能5：データ分析機能
レポートやダッシュボード機能を使えば、Salesforceに蓄積した顧客情報をもとに表やグラフを作成できるため、営業状況や顧客動向などを視覚的に分析できます。
分析により、成約率の高いアプローチ方法を見つけ、既存顧客の購買傾向を把握できるでしょう。
事前に、どの項目にどのようなフィルターをかけ、どのようなスタイルで表示させるか設定しておけば、必要な分析結果をスムーズに確認できます。
Salesforceのデータ分析機能を活用すれば、データに基づいた意思決定が可能になり、営業活動の質を高められるでしょう。
Salesforceの基本的な使い方は？
Salesforceは顧客情報の管理から営業活動の効率化まで、幅広く活用できます。
そのなかでも、基本的な使い方を3つ紹介します。
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リードを獲得する
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見込み客との関係をナーチャリングする
-
営業リストを作成する
順番に見ていきましょう。
使い方1:リードを獲得する
Salesforceでは、ターゲットとなる企業や個人の情報を一元化して管理できるため、効果的なリード獲得が可能です。
具体的な方法としては、まずターゲットリストの作成から始めます。
業界や地域、売上規模などの情報を考慮し、リード獲得のためのリストを作成しましょう。
次にWebフォームやランディングページを作成してリード情報を収集します。
興味をもっているリードの情報を集め、営業担当者にターゲットリストとして提供できます。
更にリードの興味度や購買意欲を評価して、優先順位付けを行いましょう。
Salesforceではリードスコアをカスタマイズして、優先度の高いリードを抽出できます。
使い方2:見込み客との関係をナーチャリングする
リードナーチャリングとは、獲得した見込み客に対して段階的なアプローチで購買意識を高めていくプロセスです。
具体的な方法としては、見込み客の情報や現在の関係性をデータ化して、関係者間で適切に共有・管理します。
また自動化ツールを使って、見込み客のフォローアップを行うことも効果的です。
メールの送信やタスクの作成などの自動化によって、効率的に見込み客をフォローアップできます。
データ分析ツールを活用すれば、見込み客の進捗状況や成約率などのデータを分析し、営業活動の改善点を見つけ出すことも可能です。
使い方3:営業リストを作成する
Salesforceでは、営業活動に必要な顧客リストを簡単に作成できます。
たとえば定期訪問が必要な顧客リストや、一定期間連絡していない顧客のリストなどを、条件を指定して自動的に作成できるのです。
たとえば、2か月以内に活動記録がない取引先のリストが作成できます。
具体的な設定手順は、以下のとおりです。
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ホーム画面から「取引先」タブへ移動する
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「すべての取引先」というリストビューを選択
-
「⚙」マークを押して「新規」をクリックし
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リスト名として任意の名前をつけて保存
-
画面右の漏斗マークをクリックし
-
「検索条件を追加」から条件を設定
またリストビュー機能では、一度作ったリストを継続して使用できます。
Salesforceを使う際につまずきやすい3つのポイントと解決法
Salesforceを初めて使う場合や導入したばかりの企業が、つまづきやすいポイントは以下の3つです。
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入力規則の複雑さ
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導入目的の不明確さ
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レポート作成時の相対日付
順番に見ていきましょう。
ポイント1：入力規則の複雑さ
入力規則は「レコードを保存する前に、入力したデータが基準に合っているかどうかを判断する」機能で、きれいなデータを積み上げていくためにも重要な機能です。
しかしデータをきれいにする条件が複雑になるほど、設定もむずかしくなり「エラーが出たけど解決法がわからない」のような悩みが生じやすくなります。
この問題を解決するためには、まず作りたい入力規則を表に起こして整理するとよいでしょう。
「どのような条件でエラーを出したいのか」「どのようなエラーメッセージを表示させたいのか」を明確にします。
更に、つまずいたポイントは一覧化しておくとよいでしょう。
次回に同じ問題に遭遇した際、素早く対応できます。
ポイント2：導入目的の不明確さ
実際にSalesforceを導入した企業の課題を例にあげて見てみましょう。
たとえば大手出版印刷業では「キャンペーンによる効果検証やMAの結果をCRMでもわかるようにしたい」という要望をもちながらも、何が課題でキャンペーンを始めたかが不明確であったため、正しい顧客管理ができていませんでした。
導入目的が不明確なまま進めてしまうと、必要な機能の選定や適切な運用ルールの設定ができず、ツールの効果を十分に発揮できません。
解決策としては、導入前に具体的な目標（例：売上〇%向上など）を設定し、関係者間での共有が重要です。
目標を明確にすれば、導入範囲や必要な機能、運用方法などが具体的に見えてくるため、導入後の効果測定も容易になるでしょう。
ポイント3：レポート作成時の相対日付
Salesforceでレポートを作成する際、設定したい項目が表示されないなど、初心者がつまずきやすいポイントがいくつかあります。
特に相対日付の理解は、むずかしいと感じられるケースが多いです。
相対日付とは、「今日」「今週」「今月」など、現在の日付を基準にした期間を指定する機能です。
レポート作成時のつまずきを解消するには、まず基本的なレポートタイプの違いを理解しましょう。
また相対日付を使う際は、「LAST_N_DAYS:n」（過去n日間）や「THIS_MONTH」（今月）などの書式を覚えておくと便利です。
Salesforceを効果的に使うためのコツ
Salesforce利用の際に、かならずおさえておきたいコツが5つあります。
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導入理由や目的を明確化する
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運用ルールをきちんと決める
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必要なデータを事前に入力しておく
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レポートとダッシュボードを設計する
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しっかりPDCAを回す
順番に見ていきましょう。
コツ1:導入理由や目的を明確化する
漠然と「顧客管理をしたい」という理由ではなく「成約率を前年比〇%増加させる」といった定量的な営業目標を設定しましょう。
目標設定は営業チーム全体で共有して、全員が理解することが大切です。
チーム全体が目標に向かって一致団結することで、Salesforceの活用度が高まり、結果として目標達成につながります。
短期的な目標と長期的な目標を、バランスよく設定することをおすすめします。
コツ2:運用ルールをきちんと決める
運用ルールを策定する際は、実際にSalesforceを使用する営業チームやカスタマーサポートチームからのフィードバックを取り入れましょう。
現場の声を反映させると、実際の業務フローに即したルールを設定でき、運用時の負担を軽減し、ルールの定着率を高められます。
たとえば「商談の進捗状況は週に一度かならず更新」といった具体的なルールを設けることで、データの鮮度と正確性を保てるでしょう。
コツ3:必要なデータを事前に入力しておく
Salesforceの運用を開始する前に、
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ユーザー情報とアクセス権限
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会計年度
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顧客データ
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商談の進捗状況
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ToDoリスト
などを入力しておくとよいでしょう。
特に顧客データは精度の高い営業活動に繋がるため、詳細かつ最新の情報を入力するとよいでしょう。
初期データの質が高いほど、Salesforceの活用効果も高まるため、時間をかけて丁寧に行いましょう。
コツ4:レポートとダッシュボードを設計する
データを入力したら、次はレポート機能とダッシュボードの活用を検討しましょう。
レポート機能を使えば、細かなデータ分析や比較、状況の深掘りが可能になります。
たとえば「営業担当者別のアポイント数と成約数の相関」など、さまざまな切り口でデータを分析できます。
生成されたレポートは簡単に共有でき、組織内での情報共有と共通認識の促進に繋がります。
コツ5:しっかりPDCAを回す
PDCAサイクルを効果的に回すためにも、定期的なレビュー機会を設けて目標達成状況や課題を共有しましょう。
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何がうまくいっているか
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何が課題か
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どう改善するか
などを話し合い、具体的なアクションプランを立てましょう。
ユーザーからのフィードバックを積極的に収集して、システムの使いやすさや機能の改善に活かす作業も大切です。
まとめ
Salesforceを効果的に活用するためには、自社のビジネス目標にあわせたシステム設定が必要です。
基本機能の理解から始め、顧客情報管理や商談管理などの機能を日々の業務に組み込むと、営業活動の効率化が図れます。
また入力規則の整理や運用ルールの策定など、つまずきやすいポイントの事前把握も大切です。
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