CRMの活用を広げる『名刺管理』～①準備編～

author マーケティングチーム

date 2020.03.17

update 2023.08.03

今日は皆さんへCRMをより活用していただくための名刺管理について、準備から運用まで3つの視点からご紹介いたします。もちろんtoBeマーケティングでも名刺管理ツールを導入し日々名刺管理に取り組んでいます。事例を交えてお伝えしていきますね。

世の中には様々な顧客管理ツールがあふれています。

多機能なもの、無料で使えるもの、カスタマイズが容易なもの。どれも皆さんの業務にとって使いやすいものであればそれに越したことはありません。しかし、実際にお客様の課題をお聞きすると、現場のニーズに合っていないものを導入していたり、入力の工数がかかる割には正確に入力されていなかったり、これだ！と思えるツールを選択できていないように感じます。

弊社ではセールスフォース・ドットコム社の「SalesCloud」を導入し、見込み客管理、顧客管理など様々な管理を行っています。
そして名刺管理では「Sansan」を活用し、両方の情報を統合することで取引先や顧客情報の精度を高め、情報の重複が発生しないような運用をしています。
顧客情報やデータベースが常に最新で、正確であればあるほど、営業部門や管理部門にとって有益な情報となり、その状態が続くようにさらに社員が情報入力をきちんと登録する"良い"サイクルが生まれます。いつ、どの社員が誰と会ったのか、その時同席していたメンバーが誰だったのか、名刺管理をしていれば、そのような情報はSalesCloudですぐに確認ができます。

さて、名刺管理をするにあたり、是非取り組んでほしい「ツール導入前の準備」があります。toBeマーケティングでも、この「準備」が一番大変でした。

1．名刺管理ツール導入前の準備

利用者(ユーザ)の定義

└名刺管理は全社で取り組むのが理想です。いつ、どの社員が誰と会ったのかを履歴として残していくには、名刺管理をする社員としない社員がいては正確な履歴や残りません。弊社では正社員、派遣、インターン、パートナーそれぞれについて検討し、ユーザの定義を決定しました。

運用フローの準備
└これまで個人に任せていた名刺の管理や扱いをルールで統一し、全員が名刺取り込みをできるように環境準備をしました。

スマホからアプリで取り込み
社内スキャナで取り込み
管理ボックスに入れ、代理取り込みをしてもらう

など方法はさまざまですが、何より大事なことは全員が1枚も漏れなく簡単に名刺情報を取り込めるように、環境を整えることです。少しでも現場に、面倒くさいなと思わせたら負けです(笑)

2．オフィスの隅々まで名刺の管理ルール周知と運用の徹底

全社メンバーへ名刺管理のルールについて説明する機会を設け、なぜそれに取り組むのか、それによってどのようなメリットがメンバーにあるのかを説明し、協力を依頼します。

新しいことは意識や習慣になく、すぐには徹底されないものです。毎日プロジェクトメンバーは呼びかけをし、また名刺取り込みが全くされていないメンバーは個別に状況を聞きに行き何が障害になっているのか原因を探しに行きます。
ここまでしても残念ながら100%の名刺管理にはなりません。忍耐と日々精進です(笑)

3．名刺管理ツール導入のプロジェクト定着までとことん付き合う

名刺管理ツールを導入後、機能の紹介や便利な使い方をチャンスあるごとユーザへレクチャーし、より名刺管理の定着に努めます。
また、日々取り込まれる名刺情報をチェックし、情報連携ができていない名刺がないかどうかをチェックし、該当する名刺があった場合には原因を探ります。ほとんどの場合、顧客データベース側に重複情報があることによる連携エラーですので、それを機に重複データのマージ作業を実施し、日々顧客データベースをきれいにしていきます。
弊社ではSansanにある分析情報とSalesforce上で作成したダッシュボードを利用し、名刺の取り込み数や、取り込みが多い部署などを可視化しています。

今後は新たに獲得した名刺についても情報を可視化し、クロスセルやアップセルに取り組むマーケ部門や営業部門にフィードバックをしていきたいと考えています。