Salesforce Summer23 注目のリリース内容Part2

author クロスクラウドチーム

date 2023.08.04

update 2024.06.19

tags Salesforce

①プロファイルではなく権限セットでの項目の項目レベルセキュリティの設定

本機能を有効化することで、項目レベルセキュリティの設定をプロファイルからではなく、権限セットを使用して設定することが出来るようになりました。

本機能を使用する場合は有効化する必要があります。説明する前に、有効化の方法と権限セット・項目レベルセキュリティの機能について少しご説明します。

権限セット・項目レベルセキュリティについて

ここで、アップデート機能について説明する前に、簡単に権限セットと項目レベルセキュリティについて、
機能の説明をさせていただきます。

【権限セットとは？】

権限セットは、特定のユーザーに対して個別のアクセス権限を付与するための仕組みです。
プロファイルには含まれていない特定の権限を、権限セットを付与することで、ユーザーに権限を追加することができます。
これにより、異なる権限要件を持つユーザーに対して柔軟なアクセス制御が可能になります。

【項目レベルセキュリティとは？】

項目レベルセキュリティは、項目に対してセキュリティ設定を細かくカスタマイズすることができます。
項目ごとに、読み取り権限、編集権限、削除権限などを設定できるため、ユーザーに必要な権限だけを与えることができます。
例えば、特定の機密情報を含む項目に対しては、アクセスを制限してセキュリティを強化することができます。

設定手順

権限セット・項目レベルセキュリティ機能について簡単に理解できたところで、
本題の有効化の手順について説明をさせていただきます。

【有効化手順】

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①「設定」→「ホーム」→「ユーザ管理設定」
②「項目作成時の権限セットの項目レベルセキュリティ」を無効から有効に変更します。

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保存ボタンは無いので、有効に変更することで自動で変更されます。

項目作成時の権限セットの項目レベルセキュリティ1.png

【有効化前】

機能を有効化する前は、プロファイル毎に項目のアクセスセキュリティを設定する為、
カスタム項目新規作成時に「ステップ3」の画面にて、プロファイルを選択する画面が表示されています。

項目作成時の権限セットの項目レベルセキュリティ②.png

【有効化後】

機能有効化後は、プロファイル毎の設定から権限セット毎の設定に変更となる為
「ステップ3」の画面にて権限セットが表示されるように変更になります。

【有効化後にプロファイルに対して設定を行う場合】

機能有効化後に、プロファイルに対して項目レベルセキュリティの設定を行いたい場合は、
今までと違い「項目レベルセキュリティの設定」ではなく、「項目アクセス許可の参照」から編集画面に遷移する必要がありますので注意が必要です。

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①「項目アクセスの許可」を選択。
②変更したいプロファイルのアクセス権を選択。
③プロファイルに対しての、項目レベルセキュリティ設定画面が表示されます。

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項目作成時の権限セットの項目レベルセキュリティ④.png

本機能を有効化後に、プロファイルに対して項目レベルセキュリティの設定を行う場合は、上記のステップで画面移動する必要がありますので、本機能を有効化する場合には覚えておくと良いと思います。

以上が、今回の「プロファイルではなく権限セットでの項目の項目レベルセキュリティの設定 (正式リリース)」の説明となります。

今までユーザの権限をプロファイルではなく、権限セットを使用しユーザ権限設定の構築をされていたユーザ様に対しては、とても有効となる機能だと思いますので、是非機能の有効化を検討してみてください！！

②Salesforceファイルへの公開リンクのパスワードまたは有効期限の設定

続いて２つ目は、Salesforceファイルへの公開リンクを作成する際に、公開リンクの有効期限とパスワードを設定できる機能が追加されたので、こちらの機能と活用イメージを紹介をさせていただきます。

活用イメージ

・Salesforceのファイルに格納している資料をお客様に送る際は、パスワードを付けて送付したい！

・共有するリンクに期限を付けてさらにセキュリティ対策を強固にしたい！

・重要な資料なのでファイルのアクセスを保護した形で、相手に共有したいがSalesforce上で全て設定できると便利！

こういった場面で使用するには、便利な機能になります。

【設定手順】

事前準備として、ファイルオブジェクトに共有したいファイルをアップロードしておきます。

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①共有したいファイルにて▼ボタンをクリックし「公開リンク」を選択します。

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ファイルパスワード1.png

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②有効期限・パスワードを設定する場合はチェックをONに設定し、リンクを作成ボタンをクリックします。
　※有効期限はデフォルトで90日後の日付がセットされますが、手動で変更することが可能です。パスワードは自動生成となります。

③リンクを作成ボタンをクリックすると「公開リンクを作成しますか？」のメッセージが表示されるので「作成」をクリックし、パスワードと公開リンクを作成します。

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ファイルパスワード2.png

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④リンクを作成すると、パスワードと公開リンクがそれぞれ生成されるので、コピーボタンをクリックしコピーします。

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ファイルパスワード3.png

コピーした公開リンクとパスワードを相手に共有することで、ファイル送付を安全に行う事が出来ます。

【受取側の手順】

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①公開リンクをクリックすると「パスワードが必要です」の画面が表示されるので、
　パスワードを入力し「Go!」ボタンをクリックします。入力したパスワードと
　設定されているパスワードの値が合致すると、ファイルが開きダウンロードできるようになります。

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ファイルパスワード5.png

公開リンクの期限が切れている場合

期限切れの公開リンクを開いた場合は「このコンテンツ配信は期限切れです。」のメッセージが表示され、ファイルは表示されません。

ファイルパスワード7.png

入力したパスワードが誤っている場合

パスワード入力欄に誤ったパスワードを入力した場合は「パスワードが正しくありません。」のメッセージが表示され、ファイルは表示されません。

ファイルパスワード8.png

このように、Salesforce上でファイルに対してパスワードと公開リンクの期限を設定することが可能になり、
より安全にファイルの共有を行うことができるようになりました。ぜひ参考にしていただければ幸いです。

最後に

前回ブログでも申し上げた通り、Salesforceでは年に3回の機能更新が行われます。よりSalesforce製品を活用していく為には、最新のアップデート情報を素早くキャッチアップすることが重要になります。
今後も本ブログでは、リリース毎に注目の機能などを抜粋して紹介しますのでお楽しみに！！

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