失敗しない！BIツール導入の心得 「BIツールの機能を正しく理解する」

 データマーケティングチーム

 2020.04.02

 2024.02.08

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  BI,

「BIを入れたら眠っているデータが存分に活用できます！」
「Excel集計作業もなくなってリソースを施策立案に充てられますよ！」
「予測分析だって得意です。売上向上のヒントを簡単に出してくれるんです！」

これらの輝かしい耳寄り情報は、初めてBIを導入する際に必ずと言っていいほど耳にされるのではないでしょうか？この話は、間違ってはいません。BIツールについての正しい知識を身に付ければ実現できます。...が、話を鵜呑みにし、BI導入を決定すれば「すぐに・簡単に・楽に」素晴らしい効果がでるんだ！という考えを持っている場合は注意して下さい。おそらくBIツールは半年後にお蔵入りします...泣

それだけは避けたいですよね...。私も避けていただきたいと願っています。

BIツールを十分に活用するためには、機能・利用手順の理解が必要不可欠です。そして、機能によっては専門の知識を要するため、操作する「人員」の確保も必要です。どの機能を・だれが・いつのタイミングで・どのように利用していくのか。必要事項を整理した上で、順序だてて導入を始めていくことが成功への1歩となります。

そこで今回は、「失敗しない！BIツール導入の心得」と題して、ご紹介したいと思います。それではさっそく見ていきましょう！

BIツールの機能を正しく理解する

世の中に様々なBIツールが出回っており、保有する機能はそれぞれに特徴がありますが、大きく以下3つの機能が大半のBIツールにそなわっています。

①データ取り込み・加工の機能
②データの集計・分析の機能
③集計データを可視化してアウトプットする機能

これはExcelで報告用レポート作成時の集計作業と同じです。

• 様々なシステムからデータをエクスポートする
• それぞれのシートに分けてExcelに保存
• Lookup関数で1つのデータに突合
• 文字の置換やグルーピング等データの加工を行う
• 準備したデータを用いて必要な集計を行う
• 結果を報告用に表やグラフに可視化する

同じ作業をBIの中でも行えて、かつ、Excelよりもさらに膨大で幅広いデータに対応できます。

①データ取り込み・加工の機能

※アウトプットに特化したBIではデータ加工機能を持ち合わせない場合があります

こちらではExcel作業の

• 様々なシステムからデータをエクスポートする
• それぞれのシートに分けてExcelに保存
• Lookup関数で1つのデータに突合
• 文字の置換やグルーピング等データの加工を行う

に当てはまる処理を行うことができます。

データを可視化するためには、目的ごとに集計軸の異なるデータのまとまりを作成する必要があります。例えば、売上の傾向を分析したい場合は、「売上データ」を軸とし、「顧客」や「商品」のデータ内容を付随したひとまとまりのデータを準備します。

顧客の傾向を分析する場合は、「顧客データ」を軸とし、「購買情報」「行動情報」といったデータを付随して顧客分析専用のデータを準備します。これらは分析時に利用される用語で「データセット」や「データマート」とよばれます。

こちらを作成する際には多少なりとも、データベースに関する知識を要します。データベースに精通するエンジニアや、集計に慣れている方が対応することで、集計間違いを起こさずに分析をしていくことができます。

➁データの集計・分析の機能

①で準備したデータセットを基に、必要な切り口で集計をかけることができます。

Excel作業の

• 準備したデータを用いて必要な集計を行う

にあたりますね。

BIツールでは、単なる売上金額も、「期間」「商品カテゴリ」「顧客年代」「性別」など、多角的な切り口で同時にグルーピング化して即時で集計でき、データの中から問題解決に繋がる特徴を見つけ出すことができます。BIツールでは多角的な切り口で、すぐに集計することができるので、Excelよりもスムーズにデータの深堀ができます。

こちらはエンジニアよりもマーケティング担当や営業担当など現場よりの方が率先して利用することとなります。データを集計し、深堀した後の施策策定など「データをどう活かすか」の力が一番必要となります。

③集計データを可視化してアウトプットする機能

こちらは言うまでもなくExcel作業の

• 結果を報告用に表やグラフに可視化する

にあたりますね。

➁で集計や分析を単発で行って、施策策定を進めることももちろん可能ですが、報告や施策効果のモニタリングでは、毎回集計をしていられません。必要な指標が一目で状況判断ができるよう、グラフ化し、ダッシュボードにまとめておくと大変便利です。いつでも誰でも同じ指標を見て、現状確認ができる基盤を整えておくことで、データを基に意思決定や判断をしていく習慣がつき、根拠のある成果を把握することも可能となります。

➁と同じく現場の方が主導で利用していくこととなります。ここではデザイン力が少し必要です。

何でも関でも一つのダッシュボードで管理をすると情報量が多くなりすぎて、毎度確認をする気力を失います。目的に応じて大切な情報がすぐに確認できる配置でダッシュボードを構築することで便利にかつ継続的に利用していくことができます。

まとめ　

BIツールの機能を正しく理解してBIツールを使いこなす

前述のようにBIツールには、データ活用のための機能がいくらか搭載されています。

①データ取り込み・加工の機能
では、少なくともデータベースとその加工の知識が多少なりとも必要です。

②データの集計・分析の機能
では、課題・目的に沿って必要な指標を必要な切り口で集計し、的確に深堀りする力が必要となります。

③集計データを可視化してアウトプットする機能
では、誰でも共通の指標を直感で把握できるよう、帳票をシンプルにまとめるデザイン力が必要になります。

機能概要・機能を使いこなすために必要なスキルを知った上でBIの導入に臨み、自分が「使いこなす側」の立ち位置に立つことができれば、データを活かした業務を進めることができます。是非、正しい知識を身に付けて、使いこなす覚悟をもって導入にあたってください！私たちも構築・活用のお手伝いが可能ですので何かありましたらご相談いただければと思います。

おまけ

BIツールの予測機能/統計解析機能

BIツールの中にはAIを搭載していたり、保持しているデータを使って、容易に統計解析を行う機能が付いているものがあります。

Salesforce の Einstein Analyticsにも両方の機能が搭載されており、「Discovery」というAIを活用することで、データを基に課題に対する示唆出しや状況のスコアリングを行ってくれます。これらの機能はボタン数クリックで解析を簡単に行ってくれるので大変魅力的な機能になります。こちらも統計の基本知識を身に付けておくことで、有効活用ができるものとなります。（まずは「基本」のレベルで問題なく使えます）現場担当者とデータに詳しい方が協力して利用することをお勧めします。

詳しくは別の機会にお話したいと思いますが、正しいデータの使い方を知っていればこそ、AIに正しい予測を行ってもらえるものだと考えて下さい。

AIの機能も正しく使うことができれば、自社のビジネスに大きく貢献してくれること間違いなしだと思います！

では、また次回に。ご一読ありがとうございました！