ウェビナーではここ注意！よくあるうっかりポイントと対応策

今年は、セミナーからウェビナーへ移行された方も多くいらっしゃるかと思います。弊社でもAccount Engagement （旧 Pardot）興味深化を目的としたノウハウセミナーをオンライン形式で開催した結果、会場型セミナーの3倍が集客できたりとその効果を実感しています。

最初は手探りで始めたウェビナーも、結構な回数を重ねてきましたが、その中で当然失敗も多くありまして、今回は注意ポイントとその対応策をお伝えいたします。

【1】役割分担をしましょう！

ウェビナーは企画、講演、運営までやろうと思えばすべてを1人で行うこともできますが、トラブルやQ&Aに関する対応などを考慮すると、登壇者と運営スタッフ、問合せ対応で、2〜4名くらいはいた方がよいです。

弊社の場合ですと、下記のように実施しています。

• 資料作成、講演・質疑応答を行う登壇者：1名
• イベントページ作成から集客、当日の裏方や事後フォロー：1名
• 当日の運営・進行スタッフ：1名

すべて講演者1人で行うと、講演に集中できなかったり、運営に追われて質の高い資料を作成できなかったりとデメリット多いです。それぞれ自分の役割に集中するために最低でも2名から4名くらいで分業すること。オンラインだから一人で全部できるだろう！は陥りやすいポイントです。

【2】事前リハーサルはしっかりと！

社内でのミーティングや勉強会とは違い、ウェビナーは参加者も運営側も自宅からの配信&進行だったりで、ひとたびトラブルが発生すると臨機応変な対処が難しい場合が多いです。ですので、ウェビナー当日までに1、2回のリハーサルは必ず行うようにしましょう。また、リハーサルには社内の人にも参加してもらい、参加者視点のフィードバックをもらいましょう。

主なチェックポイント

□当日全体の流れ

□登壇者と運営スタッフ間の指示出しや連絡を取り合う方法

□使用するウェビナーツールでの音声調整やオンオフの切り替え方法

□カメラのアングル

□音声状況

□画面共有の方法、画面の切り替えがスムーズかどうか

□質疑応答の対応

□参加者へのアナウンスのタイミング

□参加者へチャットで送る内容の確認

【3】当日も開始前の最終チェックを！

30分前にはウェビナーを開始して、登壇者と運営スタッフで音声とツールの操作の最終確認を行いましょう。ツールによってはイベント開始にするとお客様も参加できてしまうので、その場合は30分前ぐらいには最終確認を終えておきましょう。講演開始後は、登壇者が講演に集中できるように、参加者からの質問やトラブル時のアナウンスの対応は運営スタッフが対応するのがベストです。

運営スタッフは、講演中下記ポイントもチェックし、問題あれば事前に決めておいた連絡方法で講演者に指示出しができるとなおスムーズかと思います。

• タイムキーピング
• アナウンスのタイミング
• 話すスピードや声量
• 資料や共有画面が正しいか

【4】登壇者はここもチェック！

普段のお客様とのオンラインミーティングにも共通するところがありますが、当日の登壇者の方は、下記もチェックしておきましょう。

□SlackやGmailなど業務に関する通知はすべて消す

□不必要なブラウザタブやアプリケーションはすべて閉じる

□トークスクリプトを用意して、言葉使いを意識すると、逆に、講演自体がつまらなくなってしまうので、リアルで開催しているときのように、会話形式を意識する

□気が散らないように極力人のいない個室で実施する

まとめ

色々チェックポイントあげさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。弊社では、Account Engagement （旧 Pardot）とウェビナーツール連携のご支援も承っております。ツールご導入後の運営面、特にSalesforceキャンペーンの活用や連携、Account Engagement （旧 Pardot）ルールを活用したシナリオ設計に関して、ご不明点がございましたら、お気軽にご相談ください。

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