『CRM ID』をキーにSalesforceからAccount Engagement （旧 Pardot）へ顧客データをインポートする方法！

author アカウント営業部

date 2022.12.28

update 2022.12.28

なぜメールアドレスではなく、CRM ID使用するのか？　

すべてのレコードには、レコード作成時に生成されるCRM ID(18桁)が振り分けされています。この一意となる識別値はリードや取引先責任者のレコードのURLの中に含まれていますが、デフォルトでは項目として表示されていないため、Salesforceユーザーの方でも馴染みの薄い項目かもしれません。

それでも、CRM ID(18桁)の汎用性は高く、レコードが削除・復元された場合でも決して変わることのない識別値として機能します。その為、CRM IDを用いることでSalesforceとPardot間のヒトの情報を適切に紐づけることが可能となります。

もちろん、メールアドレスをキーとしてSalesforceとPardot間のヒトの情報を紐づけることは可能です。ただし、同一のメールアドレスが存在した際には、メールアドレスが一意の識別値として機能しなくなるケースもございます。その為、Salesforceに存在する顧客情報をPardotにインポートする場合には、CRM ID(18桁)を有効に活用することを推奨します。

CRM ID(18桁)を表示するには？

先にお伝えした通り、それぞれのレコードが保有するCRM IDはURLの中に含まれていますが、デフォルト項目として表示されていません。その為、『リード/取引先責任者 CRM ID』をキーにインポートを実施する前にCRM IDの項目を表示させる必要があります。

このセクションでは、インポート前の事前準備として18桁のCRM IDを表示する項目を作成する方法をご案内します。

Step01　設定画面へのアクセス

設定のクイック検索から[オブジェクトマネージャー] > [リード/取引先責任者]のいずれかインポートをしたいオブジェクトを検索 > [項目とリレーション] > [新規]を順に選択します。

Step02　データ型の選択

初めに、作成するカスタム項目のデータ型を選択します。この画面ではデータ型から『数式』を選択し、『次へ』を選択します。

20221219_Step02　データ型の選択.PNG

Step03　出力型の選択

次に、『項目の表示ラベル』にCRM ID(18桁)の項目名を命名してください。『数式の戻り値のデータ型』から『テキスト』を選択し、『次へ』を選択します。

※添付のキャプチャでは仮で「CRMID18桁」としておりますが、それぞれの命名ルールに沿って項目名を決定ください、

20221219_Step03出力型の選択.PNG

Step04　数式の入力

『高度な数式』タブを選択すると画面右側に関数一覧が表示されます。その中から『CASESAFEID』を選び、『選択した関数を挿入』を選択すると画面左側の構文内に数式が表示されます。その後、画面右上から『次へ』を選択ください。

20221219_Step04数式の入力.PNG

Step05　プロファイルの選択

Step04までに設定した項目に編集アクセス権を与えるプロファイルを選択します。対象のプロファイルの選択を終えたら、画面右上から『次へ』を選択ください。

Step06　ページレイアウトへの表示設定

設定した項目を表示するページレイアウトを選択する画面になります。各ページレイアウトに項目を表示しない場合には、『項目の追加』からチェックボックスを外してください。　後ほど、レポート作成時に作成した項目を参照できますので、必ずしも項目がページレイアウトに表示されている必要はありません。最後に『保存』を選択し、作成は完了となります。

CRM ID(18桁)を参照したレポート作成方法とは？

Step01　レポートの作成

項目の作成が完了したら、Salesforceの『レポート』を選択ください。リードか取引先責任者のいずれかのレポートタイプの新規作成を選択し、レポートのアウトラインから作成した項目を選択し、CRM ID(18桁)を表示させます。なお、姓・名・メールアドレスの他にPardotに紐づけ（マッピング）したい項目があれば、レポート作成時のタイミングで表示をさせておいてください。

Pardotに紐づけ（マッピング）したい項目をピックアップできたら、レポート画面の右上『▼』から『エクスポート』 > 『詳細のみ』 > 形式『カンマ区切り形式（.csv）』、文字コード『Unicode(UTF-8)』を選択してデータを保存ください。

※エクセルの先頭行はデータとしてインポートはされません。
※ご利用のシステムロケールによりエクスポートしたデータが文字化けする場合があります。そのままインポートをすることもできますが、下記の手順で文字化けを修正することも可能です（Windowsの場合）

文字コードを変換したいCSVファイルにカーソルを合わせて右クリック
[次のアプリケーションで開く]>[メモ帳]を選択
[ファイル]>[名前をつけて保存]で保存
保存をする際、文字コードを[UTF-8（BOM付き）]に変更し、保存

20221219_レポート.PNG

ここまでくれば、Pardotへのインポートを残すのみとなります。次のセクションでPardotへのインポート方法をお伝えします。

Pardotへのインポート手順

Step01　ファイルの選択

20221220_ファイル選択.PNG

[見込み客] > [Pardotプロスペクト] > [プロスペクトをインポート] を順に選択し、インポート画面に移動します。

次に表示されるファイルの選択画面から『リード/取引先責任者 CRM ID』か『メールアドレス』のどちらをキーにインポートするかを決定します。なお、新しく作成されたプロスペクトはSalesforceレコードに関連付けられる為、Salesforceから出力したデータをインポートする際には『CRM ID』をキーとすることがSalesforceヘルプでも推奨されています。

『CRM ID』と『メールアドレス』のどちらをキーにインポートするかについては下記点を考慮した上、皆様のSalesforce・Pardot運用にあった方法をお選びください。　

※本ブログ内では『CRM ID』を使用したケースを前提に説明いたします。

➤Salesforceのリードか取引先責任者 ID を使用して、プロスペクトの作成と更新を行うケース

『CRM ID』をキーとするため、SalesforceとPardotプロスペクトが適切に紐づけされます。
アップロードするCSVファイルの項目には、CRM IDを含める必要があります。
CSVファイルに同一人物/メールアドレスを保有する方が存在した場合、Pardot側にも複数作成されます。
CRM IDが一致するプロスペクトが既に存在する場合、情報の更新を行います。

➤メールアドレスを使用して、プロスペクトの作成か更新を行うケース

メールアドレス重複を防ぐ為、メールアドレス 1 件につき 1 件のプロスペクトがインポートされます。

　※　CSVファイルに重複するメールアドレスが存在した場合、上から順に上書きされます。

メールアドレスが一致するプロスペクトが既に存在する場合、情報の更新を行います。

インポートのキーとなる方法が決定したら、事前に用意したCSVファイルをアップロードし、『コンプライアンス』にチェックを選択した上で次に進みます。

20221219_ファイルの選択.PNG

Step02　項目のマッピング

20221220_ファイル選択_マッピング_ヘッダー.PNG

項目のマッピング画面では、CSVファイルの項目とPardotが保有する項目を関連付ける（マッピング）作業を行います。

なお、プロスペクトが既に存在し、既存データの上書きを希望する場合には『既存のデータを上書きする』のチェックボックスをオンにします。こちらのチェックボックスは項目ごとに選択可能です。

CRM IDをキーにインポートする場合、マッピング先の項目名は『Crm Id』を選択ください。

※『先頭行』に表示される情報は、CSVファイルの2行目に記載されている情報をサンプルとして表示しています。

20221220_ファイル選択_マッピング.PNG

Step03　キャンペーンとタグの選択

20221220_ファイル選択_キャンペーン_ヘッダー.PNG

キャンペーンとタグの選択画面では、インポートするプロスペクトのキャンペーンの指定と必要に応じてタグの付与を実施します。選択したキャンペーンを上書きするか否かを問うチェックボックスがありますが、『既存のプロスペクトのキャンペーンを変更しない』が推奨とされています。

新規・既存を問わず、すべてのプロスペクトに対してキャンペーンの上書きを希望される場合には、『すべてのプロスペクトにこのキャンペーンを設定する』を選択ください。

20221220_ファイル選択_キャンペーン.PNG

Step04　アクションの選択

20221220_ファイル選択_アクションン選択_ヘッダー.PNG

アクションの選択画面では、インポートするプロスペクトに対するアクションを選択します。それぞれのアクションとアクション内容は次の通りです。

➤プロスペクトをインポートしてリストに追加する

インポートと同時に任意のリストに追加、もしくは新たにリストを作成した上で追加する際に使用

➤プロスペクトをインポートしてリストから削除する

インポートしたプロスペクトを任意のリストから除外（削除）する際に使用

➤プロスペクトをインポートしてグローバルにオプトアウトする

インポートした全プロスペクトを配信停止にしたい場合に使用

➤プロスペクトをインポートする

インポートのみを実施する際に使用（リストへの追加、リストからの削除も一切無し）

稀にインポートしたプロスペクト数が想定よりも少ないケースがあります。その可能性の一つとして考えられるのが『このインポート中に、ごみ箱にあって一致するプロスペクトを復元する』の項目です。ごみ箱内にプロスペクトが存在し、インポート時のキーとなるCRM IDもしくはメールアドレスとごみ箱のプロスペクトが一致した場合、[インポート中にごみ箱で見つかった一致するプロスペクトを復元する] を選択しないと、ごみ箱に存在するプロスペクトはインポートされません。

20221220_ファイル選択_アクションン選択.PNG

Step05　選択内容の確認

20221220_ファイル選択_確認画面_ヘッダー.PNG

すべての選択が完了すると、『ファイルの選択』『項目のマッピング』『キャンペーンとタグ』『インポート時のアクション』の選択内容が表示されます。選択に誤りが無いかを確認し、問題なければ『確認して保存』を選択ください。　

インポート処理の完了まで5分～15分程度かかりますが、インポートが完了するとインポートを実施したユーザーあてに完了通知メールが届きます。インポート時にエラーが発生したプロスペクトが存在した場合、『インポートエラーダウンロード』より該当のプロスペクトとエラー内容が確認できますので必要に応じて再インポートをお願いします。　

20221220_ファイル選択_確認画面.PNG 　

以上を以て、Pardotへのインポート作業が完了となります。

もっとPardotを使いこなすために

本ブログでは『Salesforceのリード/取引先責任者 CRM ID』を用いたインポート方法をご案内しました。いかがでしたでしょうか。

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